就職説明会・合同企業説明会・就職セミナー

ご参考までに～合同企業説明会の会場を作る流れ～

イベントの日程を決める

まずは説明会を行う日程を決めます。

出店企業を決める

出展企業の数を出します。これで必要なブース数がわかります。

実際に開催する会場を抑える

どのくらいの大きさの会場にするかは出店数により変わってきますので、出店数が多い場合には前倒しして色々決めていきましょう。

レイアウトを決める

手書きでざっくりと一度書いてみましょう。この時、貸し会場の建築図面などがもらえるようならもらっておくとよいでしょう。

必要な備品の数を割り出す

貸し会場にテーブルやいすの備品がない場合や借りることができない場合は是非一緒にテーブルやいすのレンタルもご依頼ください。 そのほかに、プロジェクターやカタログスタンドなどブース内で必要なものがあれば必要数量を出しておきましょう。

見積依頼をする

必要備品を割り出したら見積依頼を行いましょう。利用日、イベント日数、会場名、希望するお届け時間と回収時間、企業数、ブースの大きさ、そのほかのレンタル物の数量を伝えてください。 その際に、ご自身で書いた手書きの図面などを一緒に添えれば業者側もより正確な見積提示が出来ます。

利用の決定をする

見積書内のレンタル物の数量と内容に間違いがないか、見積金額がきちんと予算内に収まっているかを確認して見積内容で決定の旨を連絡する。

レイアウトの最終決定を行う

レイアウトの決定を行う。その際に足りない備品や追加があれば再度見積もり修正を行う。

レンタル数量の再度確定を行う

イベント開催日1週間前くらいにはレンタル数量の確認や調整が終わっていると安心です。どうしても間に合わない場合には念の為業者にそのことを伝えておくと在庫の確保をしてくれるでしょう。

車両申請が必要な場合は申請書を提出する

会場内の駐車場、荷捌き場などを利用する場合には車両申請や作業届が必要な場合があります。忘れないように必要事項を明記の上、会場側に提出をしましょう。

弊社ではイベント開始4~5日前になると当日の伺う者の氏名、車両がわかります。
　会場の駐車場を使用するなどで車両申請などが必要な場合には
　申請書に必要事項を明記してメールで添付しますので、お気軽にお問い合わせください。